Sự phát triển nhanh, mạnh của công cuộc cách mạng 4.0 đang có nhiều tác động tới sự phát triển tất cả các lĩnh vực trên toàn xã hội. Ở kỷ nguyên 4.0 và nền kinh tế số toàn cầu, mọi tổ chức đều quan tâm đến chuyển đổi số bởi những hiệu quả và lợi ích về kinh tế, xã hội.
Cuộc cách mạng về chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc, và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.
Do vậy, chuyển đổi số là nhiệm vụ cần sự vào cuộc quyết tâm của toàn hệ thống chính trị, triển khai xuyên suốt, đồng bộ từ cấp Trung ương đến địa phương. Chuyển đổi số còn là cuộc cách mạng của toàn dân.
Trong công cuộc chuyển đổi số này, Tài chính Kế toán là một trong những lĩnh vực chịu sự tác động lớn từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nói chung và xu hướng chuyển đổi số nói riêng.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán có thể hiểu đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn mà vẫn tối ưu tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Hiểu và nhận thức được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay. Công ty Cổ phần Thủy điện A Vương đã và đang tích cực triển khai và ngày dần hoàn thiện hệ thống kế toán trên con đường chuyển đổi số.
Với công tác chuyển đổi số, lĩnh vực tài chính kế toán có được những lợi ích ưu việt rõ rệt:
1. Hoạt động kế toán ngày nay được tự động hóa và minh bạch hơn rất nhiều: Các nghiệp vụ như quản trị hóa đơn, quản lý thu chi, quản lý vật tư thiết bị, dự đoán và quản trị dòng tiền nhờ công nghệ và phần mềm nên đỡ mất thời gian, chính xác và hiệu quả. Từ năm 2017, Công ty CP Thủy điện A Vương đã được đào tạo, cập nhật và sử dụng hệ thống ERP để phục vụ công tác tài chính kế toán giúp cho việc quản trị tài chính trở nên chính xác, đơn giản và minh bạch hơn rất nhiều so với chương trình cũ cũng như các phương pháp truyền thống. Dữ liệu được cập nhật kịp thời, Lãnh đạo cũng có thể theo dõi, giám sát một cách đơn giản hơn. Đối với các nghiệp vụ liên quan đến kê khai thuế, thay vì làm phương pháp truyền thống trước đây, nhờ công cuộc chuyển đổi số, hiện nay từng bước của công tác kê khai với cục thuế Công ty đều có thể thực hiện online, bao gồm cả kê khai và nộp tiền trực tuyến thông qua cổng ngân hàng điện tử.
Chuyên viên TCKT thao tác trên phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
2. Kế toán viên sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức để phân loại chứng từ, xử lý từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các loại sổ kế toán. Nhờ đó mà các cá nhân Phòng Tài chính Kế toán Công ty CP Thủy điện A Vương có nhiều thời gian hơn để sáng tạo trong công việc, thực hiện các công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn cũng như nâng cao tay nghề, nghiệp vụ.
3.Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho kế toán viên: Nhờ ứng dụng các công nghệ số hiện đại hỗ trợ trong công việc, các thành viên Phòng Tài chính và Kế toán có thể làm việc độc lập hơn, mọi đầu việc nhờ thế có thể được giải quyết từ xa, thậm chí là giải quyết 24/7, chủ động giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả, tạo ra giá trị cao hơn cho Công ty và cho chính bản thân mình.
4. Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp: Trước đây, khi trình báo cáo lên lãnh đạo, nhân viên các bộ phận nói chung và bộ phận tài chính kế toán nói riêng phải lập báo cáo viết tay hoặc trình bản giấy. Quá trình này mất nhiều thời gian, chưa tính đến việc sai sót và phải hiệu chỉnh nhiều lần. Tuy nhiên, khi áp dụng số hóa và các giải pháp hỗ trợ số hóa, việc quản trị doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều. Theo đó, các chuyên viên xử lý báo cáo dưới hình thức online; các cấp trưởng phó đơn vị, lãnh đạo chỉ cần tra cứu các phần mềm quản lý chung hoặc quản lý riêng của từng bộ phận là đã có thể theo dõi báo cáo từ tổng quát đến chi tiết thực hiện, nắm rõ tình hình và hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp.
Chuyên viên TCKT với hệ thống phần mềm kế toán ERP (Oracle)
Trong công cuộc chuyển đổi số này, để bộ phận Tài chính Kế toán có thể làm tốt và ngày càng hoàn thiện hơn, cần phải có thêm nhiều giải pháp góp phần làm cho cuộc cách mạng này gặt hái nhiều thành công:
1. Đẩy nhanh công tác thanh toán di động:Thời kỳ bùng nổ các ví điện tử tích hợp các giao dịch thanh toán trực tuyến giúp cho việc thanh toán, mua sắm dịch vụ, hàng hóa của khách hàng được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi. Khách hàng gần như không phải dùng tiền mặt, tất cả được liên kết trên ứng dụng ví điện tử. Ví dụ ở Việt Nam đang thịnh hành các ví như MoMo, ViettelPay, VNPAY, ZaloPay, VNPT Money … Các ví này tích hợp rất nhiều dịch vụ cho khách hàng như trả tiền điện nước, thanh toán vé máy bay, dịch vụ khách sạn, các dịch vụ tài chính khác giúp khách hàng dễ dàng trong giao dịch và sử dụng dịch vụ. Trong thời gian đến Công ty cũng đang nghiên cứu từng bước triển khai thanh toán điện tử đối với các nghiệp vụ mua văn phòng phẩm và thanh toán tiền điện, nước…
2. Từng bước hoàn thiện dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử:Thông thường chuyên viên Tài chính Kế toán sẽ lập các chứng từ và phải trực tiếp ra ngân hàng để thực hiện các giao dịch chuyển tiền, nộp tiền, gửi tiền…tốn nhiều thời gian cũng như bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khách quan cũng như khi đại dịch Covid-19 bùng phát.
Chuyên viên TCKT kết nối hệ thống ngân hàng trực tuyến, ngân hàng điện tử
Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử ra đời mang lại nhiều lợi ích cho công tác Tài chính Kế toán nói riêng cũng như toàn doanh nghiệp nói chung. Những dịch vụ này giúp rút ngắn thời gian thao tác, giảm thiểu tối đa sai sót với các nghiệp vụ: thanh toán, tự động hạch toán lệnh chuyển tiền vào hệ thống kế toán, truy vấn thông tin tài khoản…
Dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử giúp bộ phận kế toán và doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian, giảm chi phí giao dịch và nâng cao hiệu quả công việc.
3. Phát triển hệ thống hoá đơn điện tử: Khái niệm về hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nhận được các lợi ích:
– Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn
– An toàn, bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy
– Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
– Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
– Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
4. Xây dựng nền tảng cơ sở dữ liệu lớn, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chất lượng cao, bảo mật cao: Để đáp ứng yêu cầu này, cần thiếu phải chú trọng đầu tư một cơ sở hạ tầng công nghệ hiện đại, đủ lớn, bởi quá trình chuyển đổi và phát triển cần cập nhật một lượng dữ liệu lớn, cập nhật thường xuyên, lưu trữ các dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính; tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống quản trị trong hệ thống công nghệ thông tin chung; xây dựng phần mềm kế toán,… Đồng thời, các quy định mang tính trói buộc, hạn chế quá trình chuyển đổi số cần được xem xét để điều chỉnh hoặc dỡ bỏ.
5. Xây dựng và Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao: Để đáp ứng những thay đổi trong lĩnh vực Tài chính Kế toán. Dưới sự tác động của cách mạng công nghệ 4.0, các dữ liệu về hồ sơ, giấy tờ kế toán sẽ dần được chuyển sang dạng số hóa, làm cho các kế toán, kiểm toán viên với những kỹ năng thông thường khó có thể nắm bắt được sự đa dạng về loại hình và hình thức giao dịch số. Các xu hướng mới trong lĩnh vực Tài chính Kế toán cũng đặt ra yêu cầu phát triển mới các nhóm kỹ năng cần thiết cho các chuyên viên. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ Tài chính Kế toán cũng như các kế toán, kiểm toán viên trong tương lai cũng cần các kỹ năng và kiến thức về luật pháp, công nghệ thông tin, truyền thông và quản lý.
Cách mạng công nghệ chuyển đổi số 4.0 tác động đến nhận thức và hành động của mỗi cán bộ, nhân viên trong lĩnh vực kế toán, khuyến khích các cá nhân nỗ lực học tập nâng cao trình độ khoa học công nghệ, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác chuyên môn. Điều đó đặt ra yêu cầu cho các cơ sở đào tạo và bản thân doanh nghiệp cần phải thay đổi các chương trình đào tạo và nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho lĩnh vực kế toán, kiểm toán.
6. Thay đổi nhận thức về tác động của công nghệ số nói chung và chuyển đổi số 4.0 nói riêng đến lĩnh vực Tài chính Kế toán: Quá trình số hóa lĩnh vực kế toán, kiểm toán của Việt Nam là xu thế không thể tránh khỏi, bởi vì các hoạt động kinh tế ngày càng đa dạng và phong phú. Điều quan trọng là những tiến bộ từ cuộc CMCN 4.0 sẽ trở thành động lực giúp các cá nhân, DN, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kế toán trong nước phát triển, nắm bắt và thay đổi kịp thời để thích nghi với công nghệ mới, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc.
7. Thay đổi tăng cường, mở rộng các hoạt động hợp tác quốc tế: Tăng cường mối quan hệ, tranh thủ sự giúp đỡ của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế về kế toán, kiểm toán và các tổ chức phi chính phủ trong việc nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về kế toán, kiểm toán và trong việc hỗ trợ các dự án đổi mới mô hình quản lý nghề nghiệp kế toán, kiểm toán, cũng như các kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ gắn với ứng dụng thành tựu CMCN 4.0 vào hoạt động.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, tài chính là xu thế tất yếu khi mà cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 bắt đầu bước vào giai đoạn 2. Việc số hóa các hoạt động quản trị tài chính, kế toán sẽ giúp Công ty giải quyết nhiều bài toán khó với chi phí tối ưu nhất.